Javno zbiranje ponudb za organizacijo prireditve Silvestrovanje 2017 v Idriji

Občina Idrija, Mestni trg 1, 5280 Idrija, na podlagi Odloka o občinskih taksah v Občini Idrija (Uradni list RS, št. 55/11) objavlja

Javno zbiranje ponudb za organizacijo prireditve Silvestrovanje 2017 v Idriji

1. Predmet javnega zbiranja ponudb

Predmet javnega razpisa je organizacija prireditve Silvestrovanje 2017 v Idriji, dne 31. 12. 2017 od 17.00 do dne 1. 1. 2018 do 04.00 na Mestnem trgu v Idriji. Zabavni program ter prodaja pijač se mora zaključiti do 3. ure dne 1. 1. 2018.

2. Pogoji za udeležbo

Na razpis se lahko prijavijo pravne in fizične osebe,

• ki so registrirane za opravljanje organizacije koncertov in prireditev, v primeru, da bodo sami ponujali gostinske storitve pa tudi, ki so registrirane za opravljanje gostinske dejavnosti v Republiki Sloveniji in imajo vsa predpisana dovoljenja za opravljanje gostinske dejavnosti
• ki niso v postopku zaradi insolventnosti, drugem postopku prisilnega prenehanja ali likvidacijskem postopku,
• ki niso imele blokiranega TRR v zadnjih šestih mesecih.

3. Obveznosti naročnika in izvajalca

Obveznosti naročnika:

• zagotoviti izvajalcu potrebne informacije o glavni in že potrjeni nastopajoči skupini za lažjo koordinacijo,
• zagotoviti organizatorju dostop do prostora za garderobo nastopajočih na naslovu Mestni trg 15, Idrija (nekdanja nova NLB),

Obveznosti izvajalca:

• priprava prireditvenega prostora na Mestnem trgu (prireditveni šotor in premik odra za nastopajoče),
• prireditev mora potekati najmanj od 17. ure 31. decembra 2017 in trajati do 4. ure naslednjega dne. Že rezervirana skupina ima nastop od 23. ure do 3. ure zjutraj 1. januarja 2018, kadar naj bi se uradni program prireditve tudi zaključil.
• organizacija varovanja javne prireditve v skladu z Zakonom o javnih zbiranjih (Uradni list RS, št. 64/11 – uradno prečiščeno besedilo),
• organizacija zabavnega programa za otroke ob 17. uri. Če bo zanj potrebno ozvočenje, tonski mojster in osvetljava, je potrebno organizirati tudi le-to. Z izborom mora soglašati naročnik,
• zabavni program za odrasle naj vključuje organizacijo predskupine ter vse potrebno za njen nastop (osvetljava, tonski mojster, ozvočenje) ter vključitev od naročnika že izbrano glasbeno skupino. Z izborom predskupine mora soglašati naročnik,
• izvedba skupaj z obiskovalci odštevanje sekund do novega leta (z možnostjo spremljajočega digitalno (projiciranega) odštevanja)
• najem in vzdrževanje premičnih WC kabin, zagotovitev dostopa do električnega priključka, prijavo in plačilo združenju SAZAS in IPF,
• urediti ustrezna soglasja in dovoljenja za organizacijo prireditve, vključno s fizično zaporo ceste,
• organizacija in izvedba zapore prireditvenega prostora ter ceste ob njem v času izvajanja prireditve ter ustrezna označitev ter preusmeritev prometa. O zapori ceste mora organizator pravočasno obvestiti javnost,
• plačilo občinske takse (Odlok o občinskih taksah v Občini Idrija (Uradni list RS, št. 55/11),
• organizacija gostinske dejavnosti naj obsega pripravo prostora in opreme za izvajanje gostinske dejavnosti, ki mora zadostovati vsem zakonskim predpisom in sanitarno-tehničnim pogojem (električni podaljški, izdajni pulti, hladilniki, strežno osebje …) – pri tem se uskladi z naročnikom Občino Idrija. Poleg tega mora izvajalec zagotoviti izvajanje gostinske dejavnosti,
• zagotovitev čiščenja odpadkov na prireditvenem prostoru, ki nastanejo zaradi gostinske ponudbe,
• zagotovitev zadostnega števila smetnjakov in vrečk za odpadke, urejanje in odstranjevanje odpadkov na celotnem prireditvenem prostoru med prireditvijo, ročno čiščenje prireditvenega prostora po prireditvi in praznjenje smetnjakov po prireditvi,
• strojno čiščenje prireditvenega prostora in odvoz odpadkov po prireditvi,
• ponudba pijače po sprejemljivih cenah, ki jih predhodno potrdi naročnik,
• zagotoviti brezplačno pijačo in hrano za nastopajoče in tehnike od naročnika že potrjene glavne glasbene skupine (do 15 oseb), poskrbeti za garderobo nastopajočih v prostorih nekdanje NLB na Mestnem trgu 15, preprečiti gostom dostop na oder in do opreme že potrjene glavne glasbene skupine,
• promocija prireditve vsaj na lokalni radijski postaji (najmanj 20 oglasov, najmanj 7 dni oglaševanja), plakatiranjem na območju mesta Idrija, Spodnja Idrija ter po okoliških krajih ter vaseh v občini (najmanj 50 plakatov na območju celotne občine, najmanj 14 dni), oglaševanje na socialnih omrežjih,
• izbrani prijavitelj, ki bo pridobil sredstva na tem razpisu, je pri izvedbi prireditve (na vabilih, plakatih, oglaševanju in drugem obveščanju ter informiranju javnosti) dolžan uporabiti grb Občine Idrija ter Krajevne skupnosti Mesto Idrija ali ju navesti kot financerja.

Ves čas organizacije in izvedbe mora prijavitelj sodelovati z naročnikom.  

Maksimalen znesek, ki je namenjen za organizacijo ter izvedbo prireditve je 7.830,00 EUR bruto.

4. Merila za izbiro

Izbor ponudnikov organizacijo prireditve Silvestrovanje 2017 bo narejen na podlagi naslednjih meril:

• podroben opis programa (1 do 10 točk),
• predlagan program prireditve vključuje več vsebin/programa, kot je predpisano v besedilu javnega razpisa (2 točki)
• izkušnje pri organizaciji vsebinsko in obsežno podobnih prireditev: – 10 točk dobi prijavitelj, ki ima dve ali več izkušenj z organizacijo podobnih prireditev z večernim glasbeno-zabavnim programom, – 5 točk dobi prijavitelj, ki ima eno izkušnjo z organizacijo podobne prireditve z večernim glasbeno-zabavnim programom,
• plan promocije in oglaševanja prireditve (1 do 5 točk)
• predvideni finančni plan prireditve (1 do 5 točk)
• konkurenčnost cen in raznolikost ponudbe pijač (od 1 do 5 točk),
• reference (vsaka referenca od 1 do 5 točk),
• gostinski ponudnik(i) s sedežem v Občini Idrija (5 točk).

Izbran bo ponudnik, ki bo pri ocenjevanju na podlagi navedenih meril dosegel najvišje število točk.

Organizator ima pravico odpovedati sodelovanje z ponudnikom, v kolikor v prijavi ne poda resničnih podatkov.

Organizator si pridržuje pravico, da zavrne sodelovanje s ponudnikom, v primeru, da ima z njim slabe izkušnje ali se izkaže, da le-ta ne izpolnjuje navedenih pogojev.

Ponudbe kasneje ni mogoče spreminjati.

5. Način in rok za oddajo ponudb

Vsi zainteresirani ponudniki oddajo svojo ponudbo na priloženem prijavnem obrazcu (Obrazec 1: PRIJAVA), ki mu dodajo naslednje izpolnjene obrazce in priloge:

• Obrazec 2: PONUDBA
• Obrazec 3: REFERENCE
• Obrazec 4: VZOREC POGODBE
• dokazilo o registraciji gostinske dejavnosti (fotokopijo potrdila oziroma rednega izpiska iz sodnega registra/poslovnega registra AJPES),
• potrdilo, da ponudnik ni v postopku zaradi insolventnosti, drugem postopku prisilnega prenehanja ali likvidacijskem postopku,
• potrdilo banke o neblokiranosti TRR v zadnjih 6 mesecih,
• podpisano in ožigosano pismo o nameri sodelovanja gostinskega ponudnika

Rok za oddajo ponudb je ponedeljek, 4. 12. 2017. Ponudbe z vsemi prilogami v zaprti ovojnici pošljite na naslov: Občina Idrija, Mestni trg 1, 5280 Idrija ali osebno oddajte v glavni pisarni Občine Idrija, s pripisom »RAZPIS – SILVESTROVANJE 2017«, NE ODPIRAJ. Na hrbtni strani ovojnice morata biti naveden naziv in naslov pošiljatelja.

6. Obravnava vlog in obvestilo o izidu javnega zbiranja ponudb

Vloge bo obravnavala komisija, ki jo bo imenoval župan. V primeru nepopolne ponudbe bo ponudnik pozvan k dopolnitvi. Ponudnikom bo sklep o izbiri vročen najkasneje v sedmih dneh po zaključenem razpisu.

Z izbranim gostincem bo sklenjena pogodba, ki bo natančno opredelila medsebojne pravice in dolžnosti. V primeru, da izbrani ponudnik v določenem roku ne bo pristopil k podpisu pogodbe, se k podpisu pogodbe pozove naslednjega najprimernejšega ponudnika.

Naročnik si pridržuje pravico, da v primeru neustreznih ponudb ne izbere nobenega ponudnika.

7. Razpisna dokumentacija in dodatne informacije

Razpisna dokumentacija za javni razpis je zainteresiranim na voljo vsak delovni dan v Glavni pisarni Občine Idrija, Mestni trg 1, 5280 Idrija in na spletni strani http://www.idrija.si/objave/58. Več informacij dobite na telefonski številki 05 37 35 522 (Janja Hiti) ali elektronskem naslovu janja.hiti@idrija.si.

Idrija, 20. 11. 2017                                        

Župan
Bojan Sever